Регистрация документов в Системе состоит из создания РК, заполнения ее реквизитов и прикрепления файла документа.
Предварительно документы в Системе должны быть классифицированы и пользователям должны быть назначены права на регистрацию документов.
Классификация документов
Все регистрируемые в системе ДокС документы обязательно должны относиться к какой-либо группе документов, характеристики которых определяются справочником Группы документов. Группа документов – это совокупность документов, объединенных единой технологией работы с ними.
Справочник должен основываться на классификации документов, сложившейся в организации. Разнесение документов по группам обеспечивает:
- условное объединение документов по определенным признакам (например, по тематической направленности, принадлежности к подразделениям организации, видам переписки и т. п.), что облегчает работу с ними, прежде всего – поиск документов;
- использование единой, заранее установленной системы идентификации (присвоения регистрационных номеров) документов при их регистрации в организации;
- однозначное определение вида РК документа в зависимости от типа документа: входящие, исходящие (внутренние) или письма и обращения граждан.
При этом существует возможность разбиения групп на подгруппы документов (справочник Группы документов - иерархический), что расширяет возможности их быстрого поиска.
В справочнике Группы документов содержатся сведения о группах, на которые делятся документы, регистрируемые в системе. Элементами-листами являются группы документов, подлежащие регистрации в системе ДокС (например, «Входящие из вышестоящих организаций», «Приказы» и т.п.). Вершины справочника представляют собой папки, объединяющие элементы-листья и папки более низкого уровня иерархии. Группировка элементов справочника по папкам обеспечивает возможность поиска документов по вершинам (при этом будут отобраны документы всех групп, входящих в указанную вершину).
В соответствии с тем, к какой группе отнесен регистрируемый в системе документ, определяется вид регистрационной карточки, состав дополнительных реквизитов и шаблон, по которому формируется регистрационный номер. Технолог системы можетдля каждой группы документов:
- определить перечень реквизитов РК (РКПД), требующих обязательного заполнения;
- задать значения реквизитов по умолчанию;
- задать шаблон формируемого в результате регистрации (или создании проекта) файла документа;
- определить шаблоны согласования и исполнения;
- задать список рассылки, по которому документ будет автоматически переслан пользователям системы после регистрации.
- входящие - для входящих документов от организаций
; - обращения граждан - для входящих документов от физических лиц;
- исходящие - для исходящих и внутренних документов;
- внешние проверки - для регистрации проверок со стороны внешних органов надзора.
Право регистрации документов пользователю или роли назначает технолог системы. При назначении данного права необходимо сформировать список групп документов, которые пользователь имеет право регистрировать.
Для регистрации документа пользователь выбирает группу документов к который принадлежит данный документ.
В открывшейся РК, пользователь заполняет необходимые для регистрации реквизиты. Часть реквизитов может быть заполнена автоматически, например, регистрационный номер, дата регистрации. Обязательные к заполнению реквизиты выделены красным цветом. Перечень заполняемых реквизитов определяется правилами (инструкциями) делопроизводства в организации.
Справочные реквизиты (например, Исполнитель или Рубрика) выбираются из соответствующих справочников. Остальные реквизиты заполняются вручную или из справочника Стандартных текстов.
Дополнительные реквизиты РК заполняются на закладке Доп.реквизиты. Для каждого вида РК может быть задан технологом Системы уникальный набор реквизитов. Дополнительные реквизиты могут быть обязательными для заполнения и условными. Условным называется реквизит, значение и свойства которого зависят от значений других реквизитов РК.
Пользователь может определить РК, как приоритетное, установив соответствующий признак.
Пользователь может ограничить доступ к документу другим пользователям, установив гриф доступа РК (или файлу документа), или признак «Персональные данные».
При регистрации документа его можно связать с другими документами, ранее зарегистрированными в Системе.
К РК можно присоединить файл документа или несколько файлов. Это могут быть заранее сохраненные на диске файлы любых форматов, распознаваемых операционной системой или отсканированные бумажные документы и сохраненные напрямую в РК.
Технолог системы может задать максимально допустимый размер файла (или всех файлов), который возможно присоединить к РК. При этом некоторым пользователям могут быть заданы индивидуальные максимальные размеры файлов (большие или меньшие).
Если для данной группы документов был задан шаблон документа, то при сохранении РК программа автоматически формирует документ на основании заданного шаблона. При формировании документа из шаблона поля шаблона заполняются реквизитами РК.
Пользователь может заверить файлы документов своей электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Система защищает файлы, подписанные ЭЦП от изменения и удаления.
Входящие документы регистрируются вручную. Внутренние и исходящие документы могут быть зарегистрированы автоматически после согласования и утверждения проекта документа (РКПД).
После регистрации документ может быть переслан на исполнение или ознакомление, как автоматически, так и вручную. Автоматическая пересылка задается администратором с помощью списков рассылки и шаблонов исполнения для документов данной группы.
При необходимости, например, в случае обнаружения ошибки, пользователь может отредактировать или удалить РК. Для этого у него должны быть назначены соответствующие права. Все действия пользователя с РК автоматически фиксируются в протоколе работы с РК.
Быстрый доступ к зарегистрированным РК пользователь может получить из главного окна Системы, меню - Зарегистрированные сегодня.